De processen zoals die zijn ingericht bij uw organisatie moeten leidend zijn voor de selectie van ERP-software, in plaats van andersom (!). Het laatste leidt tot onnodig hoge kosten. Indien processen nog niet optimaal zijn, is het van belang deze processen te optimaliseren. Het bedrijfsprofiel en uw wensen en eisen vormen vervolgens de basis voor de ERP-projectscope en doelen.

ERP selectietraject: van longlist naar shortlist naar proof of concept

Een ander uitgangspunt voor ERP selectie is uiteraard uw budget. Dit is gebaseerd op het aantal medewerkers van uw organisatie, verwachte groei, tijdsperspectief en benodigde ondersteuning en hardware. Met de informatie die tot nu toe in kaart is gebracht kan een RFI (request for information) worden opgesteld die u kunt uitsturen naar een longlist van mogelijke ERP-leveranciers. De reacties die u van leveranciers op de RFI ontvangt bepalen welke leveranciers op uw ERP-shortlist komen te staan.

Het opstellen van een demo-script is de volgende stap. Hiermee kunnen leveranciers een demo van passende ERP-software inrichten die toegespitst is op uw situatie. Van de leveranciers die u hierbij selecteert, kunnen aanvullende referenties en cases worden opgevraagd. De leveranciers en het pakket dat het best aansluit bij uw organisatie kan worden gekozen. U vraagt vervolgens de leverancier bewijs te leveren dat hun de ERP oplossing de best passende is: de proof of concept fase. In de praktijk zijn er waarschijnlijk 2-3 leveranciers die nu nog overblijven.

Matchen geselecteerde leverancier en organisatieprofiel

Hoewel een leverancier specialist in uw branche kan zijn met bijpassende software, blijft staan dat uw organisatie uniek is. Om een goede ERP-implementatie te borgen, moet er een match gemaakt worden tussen uw organisatieprofiel en de geselecteerde leverancier. In deze fase kunt u een intern projectteam samenstellen en onderhandelen over de voorwaarden en kosten met de leveranciers op de shortlist door het uitsturen van een RFP (request for pricing). De definitieve keuze voor een leverancier kan worden gemaakt.

Hoe begint u aan een ERP-selectietraject?

ERP-selectie en implementatie kan een kostbare aangelegenheid worden zonder de juiste (onafhankelijke) mensen. Er zijn talloze voorbeelden van mislukte ERP-implementaties. Kennis van leveranciers, software en de juiste ervaring zijn onmisbaar. De onafhankelijke adviseurs van IT Selector beschikken ruimschoots over deze kennis en ervaring. Neem contact op voor een vrijblijvende kennismaking of doe de ERP-keuzehulp:

Vul de ERP-keuzehulp in