IT Selector in “Het Ondernemersbelang”

De 5e editie van Het Ondernemersbelang is uit. Hierin is een reportage te vinden over IT Selector in haar rol als onafhankelijk adviseur in business software:

ONAFHANKELIJK ADVISEUR IN BUSINESS SOFTWARE

Het is volstrekt duidelijk dat de wijze waarop bedrijven hun processen inrichten het afgelopen decennium ingrijpend is veranderd. En dat de business software mee-evolueerde niet minder. Maar hoe maak je als bedrijf in het duizelingwekkende aanbod van CRM-, ERP- en E-commerce-software nu de juiste keuze?

Het is zonder meer een groeiend probleem, zegt directeur Jaap Lucas van IT Selector. In Veenendaal – hartje ICT Valley – startte hij met twee compagnons drie jaar geleden met zijn onderneming. Met een groep van vijf consultants adviseert en begeleidt hij be- drijven in het gecompliceerde proces rondom de aanschaf van business software. Want eenvoudig is dat allerminst. “Er is de laatste jaren ontzettend veel gebeurd op dit vlak. Denk alleen al aan alle ontwikkelingen die zich in the cloud zijn gaan afspelen. Het aanbod is enorm. Software- ontwikkelaars schermen met pakketten en de mkb-ondernemer of financieel directeur moet maar uitzoeken bij wie hij z’n CRM-, ERP- of E-commerce-pakket afneemt.”

En dat is feitelijk onmogelijk, vindt IT Selector. “Laat ik vooropstellen: er zijn tal van uitstekende ontwikkelaars op de markt. Maar niet iedere software-oplossing is geschikt voor elk bedrijf. Ontwikkelaars preken natuurlijk voor eigen parochie. Vraag je hun om een oplossing, dan komen ze – logisch – altijd met een eigen product. Daarnaast zijn er adviseurs die zich als partner hebben verbonden aan een of meerdere softwareleveranciers. Ze ontvangen een fee voor de software die ze verkopen en zijn daarmee niet geheel onafhankelijk. Op het lijstje met oplossingen die ze kunnen bieden, strepen ze weg wat niet matcht. Uiteindelijk zou dan de ‘de beste oplossing’ overblijven.
Ik denk dan: ‘Volgens mij is het de minst slechte’.”

GEEN VERPLICHTINGEN

IT Selector gaat heel anders te werk. Als onafhankelijke partij heeft de adviseur geen enkele verplichting naar welke softwareleverancier dan ook, legt Lucas uit. En daarom kan IT Selector het vraagstuk van de business software vanuit een compleet andere invals- hoek aanvliegen, namelijk vanuit het perspectief van de klantbehoefte. Dus begint de adviseur simpelweg met het in kaart brengen van processen, datastromen en workflows van zijn klant. “Gemiddeld 85 procent van de processen binnen bedrijven is niet uniek. Denk aan acquisitie plegen, offertes maken, facturen sturen en contact onderhouden met klanten.
Het gaat ons erom dat we vooral die overige 15 procent goed in beeld krijgen.”
Op basis van die informatie, in combinatie met kennis over het budget van de klant, het aantal werkzame personen binnen de organisatie en meer van dergelijke indicatoren, legt IT Selector bij een aantal softwareleveranciers een zogenoemde RFI neer, een Request For Information. “We vragen de leveranciers met een oplossing te komen voor een specifieke klantcase. Vervolgens gaan we de binnen- komende rapporten analyseren. We zetten de feedback om in een document dat de klant ook begrijpt. Dan blijkt dat het ene rapport voor
85 procent matcht met de eisen en wensen van de klant, het andere voor 90 procent. Het prijs- verschil tussen beide kan fors zijn. Is dat die laatste 5 procent van de match waard?”

DEMOSCRIPT

Door IT Selector worden in de volgende fase veelal drie of vier partijen geselecteerd. Deze partijen worden verzocht op basis van een door ons gemaakt demoscript een demonstratie van hun oplossing te geven, dat in een ongeveer vier uur durende sessie met IT Selector, le- verancier en klant uitgebreid wordt besproken. Na het gesprek met de leverancier evalueert de adviseur samen met zijn klant de presentatie. “Dit is een super- belangrijk moment, omdat de besluiten die we nu nemen, bepalend zijn voor de toekomst. De imple- mentatie straks is feitelijk niets anders dan het nakomen van afspraken die op deze momenten zijn gemaakt. Door in het voortraject alles tot in detail uiterst kritisch door te nemen, voorkomen we dat er tijdens de implementatie dingen misgaan.”
Uiteindelijk blijft in deze shortlist de ontwikkelaar over die met zijn oplossing qua functionaliteit, inhoudelijkheid en budget het beste matcht. Maar niet alleen op die gebieden analyseert IT Selector de match, ook als het gaat om factoren als aftersales, specifieke expertise, de wijze van training van gebruikers en de manier waarop reeds bestaande data worden geconverteerd, beoordeelt IT Selector de leverancier. “Tijdens dit hele traject kunnen wij volkomen onafhankelijk adviseren”, aldus Lucas. “Het is ons om het even bij welke leverancier we uiteindelijk uitkomen.”

TIJD EN EXPERTISE

Is het nu echt nodig dat IT Selector hier tussen gaat zitten? Volgens Lucas zonder meer. “We hebben het over trajecten die gemiddeld drie tot twaalf maanden duren. Ga d’r maar aan staan, als CFO of projectleider. Daarnaast vergt de implementatie van nieuwe business software veel kennis. Als je de weg niet kent, verzand je in een enorm aanbod waarin je onmogelijk een weloverwogen keuze kunt maken.”
Bovendien denkt IT Selector voor de volle honderd procent in het belang van de klant, in tegenstelling tot leveranciers of dealers. Een van de aspecten die de adviseur bijvoorbeeld zwaar laat wegen, is de terug- verdientijd. Waar belanghebbenden stimuleren zoveel mogelijk processen te automatiseren,
maakt IT Selector per geval de return on investment inzichtelijk. “Als de terugverdientijd van auto- matisering van een bepaald proces tien jaar is, kun je beter bekijken hoe je dat proces efficiënter in kunt richten.”
IT Selector richt zich met zijn online services, consultancy en projectmanagement voornamelijk op het mkb plus, zegt Lucas. “Laten we zeggen: ondernemingen vanaf 25 tot een paar honderd medewerkers. Bij ondernemingen met deze omvang is business software eens in de zoveel jaar actueel. Het grootbedrijf heeft vaak zelf een specialist aan boord, omdat de thematiek daar doorlopend een issue is. Voor het grotere midden- en kleinbedrijf is dat echter volstrekt niet rendabel. Staan zij op het punt zich te oriënteren op nieuwe business software, dan stappen wij gaarne in.”

Deze reportage is ook te lezen op de site van Het Ondernemersbelang.