Clash of the Titans : Microsoft SAP Oracle

Elk jaar publiceert Panorama Consulting een ‘Clash of the Titans’ rapport. In dat document worden de drie grote ERP-reuzen – Microsoft SAP Oracle – met elkaar vergeleken. De resultaten van de editie 2014 zijn op zijn minst opmerkelijk te noemen.

Voor ‘Clash of the Titans 2014’ kon Panorama Consulting meer dan 400 bedrijven in 31 landen ondervragen. Het ging om organisaties die recent één van deze drie ERP-systemen hebben geïmplementeerd. De resultaten van deze enquête zijn opmerkelijk, want ze brengen een wat bizarre tegenstelling aan het licht.

Dubbelzinnige cijfers

Aan de ene kant rapporteren gebruikers van deze drie ERP-systemen een ‘success rate’ tussen 62% en 71%. De functionele ‘fit’ varieert van 44% tot 70%. Wanneer echter wordt gepeild naar het aantal business doelstellingen (of KPI’s) die werden gerealiseerd, gaan de cijfers de dieperik in: tussen 0% en 31% van de ondervraagde bedrijven geeft aan dat er 50% of meer aantoonbare resultaten zijn geboekt. Nog erger wordt het wanneer ‘operational disruption’ wordt bekeken. Onder ‘operational disruption’ verstaan we het niet functioneren van bepaalde business processen na oplevering, met voelbare gevolgen, zoals het niet kunnen factureren van producten of diensten, het niet kunnen afsluiten van maandbalansen enz. Die verstoring van business processen schommelt tussen 50% en 69%!

Die cijfers zijn op zijn minst dubbelzinnig te noemen. Aan de ene kant zien we dus dat de meerderheid van de ondervraagde bedrijven hun ERP-project als een succes beschouwt en ook (vrij) tevreden is over de ‘functies’ die het systeem aanbiedt. Aan de andere kant kunnen weinig bedrijven concrete meetbare resultaten aantonen en ervaart de grote meerderheid een aanzienlijke verstoring van de operationele processen. Hoe zijn die twee met elkaar te rijmen?

Return on Investment? Geen idee.

Niet bijster veel bedrijven die beginnen aan een ERP-selectietraject hebben hun ‘business pains’ gedetailleerd in kaart gebracht en de bestaande business processen gedocumenteerd. Ze kunnen dus ook niet zeggen hoe het ERP-systeem deze pijnpunten moet verbeteren, tegen wanneer, in welke mate, en hoe ze de resultaten achteraf willen meten, ook in harde euro’s. Nochtans is dat cruciaal, niet alleen om écht van een succes te kunnen spreken, maar ook om een correcte R.O.I.-oefening te kunnen doen.

Als succes niet kan worden gemeten ten opzichte van vooraf gedefinieerde doelstellingen (of KPI’s), gaan bedrijven succes dan maar anders invullen. Dat een ERP-systeem wordt opgeleverd na een lang en intensief implementatietraject, wordt dan bijvoorbeeld als succes beschouwd. Volledig ten onrechte is dat natuurlijk niet, maar eigenlijk moet het hele ERP-avontuur bij ‘go-live’ nog beginnen. Het is dus wat voorbarig om op dat moment van een geslaagd project te spreken.

‘Functions & Features’ mindset

Een andere invulling van succes, bij gebrek aan meetbare resultaten, is de functionele dekking van het ERP-systeem. Veel bedrijven gaan er nog altijd van uit dat als het ERP-systeem voldoende ‘functions & features’ heeft, het project niet anders kan dan slagen. Dat is een IT-benadering, waarbij de middelen worden verward met het doel. Terwijl een ERP-systeem net moet dienen om de business te verbeteren en/of naar een hoger plan te tillen. ‘Functions & features’ zijn daarbij natuurlijk wel nodig en cruciaal, maar ze zijn ook niet méér dan de bouwstenen van de ERP-infrastructuur. U gaat toch ook niet spreken van een geslaagd bouwproject, als er voldoende bakstenen zijn geleverd?

Die ‘functions & features’ mindset blijkt vooral uit het feit dat heel wat bedrijven hun selectieproces aftrappen met een lijvig draaiboek. Draaiboeken zijn zeker nuttig, want ze helpen bedrijven om leveranciers en systemen op een uniforme manier in, maar daar stopt het. Draaiboeken (doorgaans Excel-lijsten met honderden vragen) zetten u op weg, maar geven geen antwoord op een cruciale vraag: zal ik erin slagen om met deze oplossing mijn strategische doelstellingen te bereiken?

Het antwoord op die vraag hangt niet alleen af van functies en modules, maar ook en vooral van de kennis en kunde van de ERP-partner. Helpt hij bedrijven om hun business processen kritisch te bekijken en eventueel bij te sturen? Heeft hij ervaring in hun sector en spreekt hij hun taal? Vertrekt hij vanuit de resultaten die organisaties verwachten van het ERP-systeem? Helpt hij hen om die in kaart te brengen, als die nog niet voldoende duidelijk zijn?

Deze samenvatting van Clash of the Titans is aangeleverd door www.edan.nl