“Die paarse krokodil!” – het schijnhuwelijk van Overheid & ICT

De parlementaire commissie naar falende ICT-projecten blijkt nodig;  Onderzoek van ongeveer 200 grote IT-projecten in de publieke sector tussen 2005 en 2010 toont aan dat doelstellingen vaak niet werden gehaald en deadlines overschreden, met gemiddeld 67% budgetoverschrijding.

UWV met werk.nl

Het UWV loopt niet voorop met succesvolle ICT-projecten; tussen 2002 en 2012 werd ruim 3 miljard aan ICT uitgegeven, o.a. aan de WIA, de polisadministratie en natuurlijk werk.nl. Met name die laatste heeft veel kritiek moeten verwerken door vertraging (verwachte oplevering basisfunctionaliteiten in 2015), budgetoverschrijding en het procedurele moeras wat het project ondertussen is geworden. Oorzaak? Geen duidelijke afspraken met de toeleveranciers ten aanzien van budgettering, oplevering, resultaatverplichting en niet onbelangrijk, de ‘what-if?’ scenario’s; Hoe gaan klant en leverancier om met (onverwachte) wijzigingen in het project en welke mate van flexibiliteit mag hierin verwacht worden van beide kanten? Lopende het project is de chauffeur gewisseld; in plaats van het UWV lijken de toeleveranciers (IBM, Logica) nu de richting te bepalen.

Machtsverhouding

VVD-er Ton Elias geeft leiding aan de parlementaire commissie. Tijdens een van de zittingen kwam het volgende naar voren: De ICT-kennis binnen het overheidsorgaan was onvoldoende om dit soort grote organisaties aan te sturen. Doordat de toeleveranciers de projectleider UWV feitelijk aanstuurden in plaats van andersom was de ‘machtsverhouding’ scheef gegroeid en stond de deur open voor facturatie o.b.v. inspanning in plaats van resultaat. Verder zijn de procedures dusdanig complex ingericht dat het soms een dag kost om een simpele vraag beantwoord te krijgen, natuurlijk met de bijbehorende kosten. Reden? In de aanbesteding is het contact tussen ambtenaren en toeleveranciers dichtgetimmerd.

Voorbereiding

Natuurlijk is een ICT implementatie project bij een grote en complexe overheidsinstantie van een ander kaliber dan bijvoorbeeld bij een MKB onderneming met 300 medewerkers. Toch is het belangrijkste verschil niet de grootte of complexiteit van de onderneming, maar vooral het feit dat binnen een commerciële organisatie gewerkt wordt met ‘eigen geld’, waarbij leverancier en klant worden afgerekend op zowel inspanning als resultaat. Om de kans op een succesvolle implementatie zo groot mogelijk te hebben is het zaak om in de voorbereidende fase (dus ruim vóór de selectie van een leverancier) alle requirements, afspraken, verplichtingen helder te hebben. Basis hiervoor ligt in een gedegen inventarisatie traject, een onderbouwde selectie en een doordacht en gepland implementatie traject.

Zit u aan de vooravond van een implementatie traject of misschien er al middenin en heeft u behoefte aan onafhankelijk en professioneel advies? Neem contact met ons, laat uw gegevens achter of vul de Keuzehulp in ; We komen graag met u in gesprek!

bron: FTM.nl en Dennis Mijnheer