Stappenplan ERP selectie; hoe, wat en waarom?

ERP selectie is lastig, zo is een bedrijf er niet altijd bij gebaat als er nieuwe systemen worden geïmplementeerd. Het komt regelmatig voor dat geïmplementeerde systemen voldoen aan de eisen die werden gesteld, maar niet voldoen aan de behoeften van het bedrijf. Er is een namelijk een verschil tussen eisen die aan systemen worden gesteld en begrijpen waarom deze eisen zijn gesteld. In dit artikel wordt, in de vorm van een stappenplan, uitgelicht wat een praktische benadering kan zijn voor ERP selectie. 

Inventariseren van business requirements is slechts het begin

Voor een succesvolle ERP implementatie is het belangrijk dat de processen van een bedrijf in kaart worden gebracht. Niet minder belangrijk is om te kijken of deze processen ook daadwerkelijk nodig zijn, alvorens een oplossing te implementeren. Bij het in kaart brengen van de benodigde processen, hou dan het volgende in het hoofd:

Het bepalen van WHAT

Wat heeft het bedrijf nodig om in zijn behoeften te voorzien? Dit klinkt wellicht simpel, maar dat is het niet. De manier waarop behoeften in kaart worden gebracht zijn belangrijk, maar ook moet gekeken worden waar deze behoeften uit voortkomen. Het kan namelijk zijn dat dit voortkomt uit nieuwe mogelijkheden voor het bedrijf of juist een zwak punt van het bedrijf blootlegt. 

Het is van belang zowel interne als externe stakeholders te ondervragen over de processen. Hou er echter wel rekening mee dat de uitdaging niet alleen is de behoefte aan processen te analyseren, maar juist ook om te begrijpen welke processen bedrijfsresultaten kunnen verbeteren. 

Het bepalen van WHY

Een oplossing wordt nooit gevonden indien niet duidelijk is wat het probleem is dat moet worden opgelost. Het is belangrijk te weten waarom het bedrijf een oplossing nodig heeft. Vragen waarom iets nodig is, is voornamelijk belangrijk om beter perspectief te krijgen in de business requirements. Wat zijn de gewenste resultaten? Waarom bieden deze resultaten meerwaarde aan de processen van het bedrijf? Het begrip van requirements blijft oppervlakkig als niet naar het grote plaatje wordt gekeken, de context waarom het bedrijf iets nodig heeft. De waarom-vraag  stellen is de eerste stap om te begrijpen wat een organisatie nodig heeft. 

Om de business requirements goed te definiëren moeten alle vier de stappen  (herformuleren en parafraseren, beoordeling door gelijke en acceptatie van de feedback, vormgeven en demonstreren en ten slotte testen en bevestigen) worden ondernomen. Helaas worden sommige stappen nog wel eens overgeslagen bij het in gebruik nemen van een ERP systeem. Dit kan als gevolg hebben dat er bijvoorbeeld geen draagvlak voor de oplossing is binnen de organisatie. Als de business requirement eenmaal in kaart zijn gebracht zijn er vier manieren om hier op te reageren:

Het bepalen van HOW?

Er zijn vier manieren waarop gereageerd kan worden op resultaten uit bovenstaand stappenplan; het bepalen van HOW. 

1. Business Process (Bedrijfsproces): Creëren van een bedrijfsproces om aan behoefte te voldoen. 
2. Acceptance (Acceptatie):  Niet handelen totdat de behoefte daadwerkelijk aanwezig is. 
3. Avoidance (ontwijken): Uitschakelen van de bron die de behoefte van het bedrijf veroorzaakt.
4. Automation (automatisering): Ontwikkeling van een oplossing om in de behoefte te voorzien. 

Door zowel het WHAT als WHY te inventariseren en te begrijpen geeft de juiste inzichten om de juiste aanpak van implementatie te selecteren. Voor het nemen van belangrijke beslissingen geeft het perspectief en context.

Kortom:

ERP is een krachtige tool die kan bijdragen aan de behoeften van een organisatie, op vele vlakken en op alle afdelingen. Maar het is geen tovermiddel, er moet goed worden nagedacht wat waarvoor nodig is, en vooral ook waarom. Als dit in kaart is gebracht kan effectief bekeken worden hoe bepaalde behoeften moeten worden aangepakt. Bovenstaand stappenplan is hierbij een handig hulpmiddel, maar niet het doel. De focus moet liggen op het eindresultaat van het bedrijf en de optimalisering van de processen die ervoor zorgen dat deze doelen worden bereikt. 

Meer informatie over ERP?

Oriënteert u zich op ERP software?
Neem contact op met Jaap Lucas voor een vrijblijvend gesprek.

Neem contact op

Of bel direct: 0318-745010