3 stressmomenten bij ERP software implementatie
08 april 2015
Een implementatie van ERP (Enterprise Resource Planning) software is complex, in het proces zijn er verschillende stressmomenten. Deze stressmomenten zijn vergelijkbaar met de fasen van stress uit het dagelijkse leven.
Er zijn 3 fasen van stress, de alarmfase, fase van verzet en de fase van uitputting. Bij een ERP software implementatie zijn deze momenten niet heel veel anders dan in het dagelijkse leven. Vaak is het patroon van stress te vergelijken met wat er gebeurt bij een organisatie bij de implementatie van een ERP systeem.
De alarmfase
De eerste fase van stress, waarbij mensen vaak in een defensieve rol belanden. Het gevoel van willen “vechten” of juist “wegwezen”. Deze reacties zijn niet heel verschillend bij organisaties die erachter komen dat de implementatie van het ERP systeem budgetair en/of de tijdsplanning niet realistisch zijn ingeschat. Dit komt vaak doordat de projectmanager te weinig ervaring heeft met zowel de technische- als projectmatige aspecten.
Projectmanagers met weinig ervaring in selectie en implementatie van ERP software, zullen het proces beginnen met standaard Request for Proposal (RFP). Alhoewel dit geen verkeerde start is, is dit vaak wel onvolledig. Een ERP systeem is een behoorlijke investering en deze investering moet dan ook voldoen aan de requirements van het bedrijf. Bij het standaard RFP proces is het goed mogelijk dat bepaalde requirements over het hoofd wordt gezien. Veelal wordt de laagste bieder gekozen, maar wordt niet goed gekeken of de geboden functionaliteit goed aansluit bij de requirements, waardoor een organisatie later in de problemen komt. Dit is een vaak voorkomende oorzaak van budgetoverschrijding bij ERP software implementatie en daarmee een belangrijke factor voor stress.
Fase van verzet
In deze fase van stress, gaat het menselijke lichaam zich verzetten, er wordt getracht de stress onder controle te krijgen. Ook dit is niet veel anders bij de implementatie van een ERP systeem. Tijdens een implementatie volgt er vaak verzet van eindgebruikers. Beslissingen omtrent een ERP systeem worden veelal genomen in het management, terwijl het personeel de uiteindelijke eindgebruikers zijn. Als zij niet betrokken zijn in het proces, zal er vaak een bepaalde mate van verzet ontstaan. Veel organisaties vergeten dat een ERP implementatie niet alleen een IT project is, maar vooral ook verandermanagement is op organisatorisch vlak. Door personeel een bepaalde mate van zeggenschap te geven in de implementatie, is de kans op verzet een stuk minder.
Fase van uitputting
Na een periode van verzet, is het zeer waarschijnlijk dat mensen in de fase van uitputting komen. Het lichaam is vermoeid en het is lastig om nog op een normaal niveau te functioneren. Deze fase is goed te vergelijken met de vermoeidheid die komt kijken bij een ERP implementatie. Vaak heeft personeel het al druk genoeg met de dagelijkse taken en hun betrokkenheid bij de implementatie zal waarschijnlijk nihil zijn. Als de verandering echter niet 100% wenselijk is en slecht aansluit bij de werkprocessen, zal zoals bij de vorige fase verzet ontstaan. Combineer dit met de druk van de dagelijkse taken, en uitputting zal het gevolg zijn. De projectmanager moet er daarom voor zorgen dat niet alleen benodigde tijd en budget goed worden ingeschat, maar ook de invulling en maximale werkdruk van het personeel. Mensen zijn namelijk een belangrijk aspect van een ERP implementatie. Zie ook het artikel: “ERP systemen implementeren is mensenwerk.”
Meer informatie over ERP software?
Vragen over ERP of andere bedrijfssoftware?
Neem contact op met Jaap Lucas voor een vrijblijvend gesprek.
Of bel direct: 0318-745010
2 reacties
Beste Wilfred,bedankt voor je reactie. Ik ben het met je eens dat technische kennis niet tot bitniveau nodig is, maar zoals je zelf al zegt is technische kennis wel van belang. In ons opzicht van groot belang. Ondergeschikt aan mensenkennis, maar zonder te weten wat technische mogelijkheden zijn en wat het applicatielandschap is, wordt het lastig om een implementatie tot succes te brengen. Een projectmanager die kerntaken uit het oog verliest is, of dat nou door techniek is of iets anders, is per definitie geen goede projectmanager. De beste oplossing voor de klant moet inderdaad altijd het doel zijn, en techniek is hier slechts een onderdeel van.
2015-04-10 10:08:42 door Bruno van den Berg
Goed verhaal over de stressmomenten in projecten en hoe deze ontstaan. Dit keer is het geschreven naar ERP projecten, maar elke andere implementatie op welk gebied dan ook kan dezelfde stressmomenten opleveren binnen projecten als er niet voldoende of helemaal geen rekening wordt gehouden met de betrokken medewerkers van de organisatie. Daarnaast wordt er inderdaad te weinig rekening gehouden met het stukje veranderingsmanagement wat nodig is om een dergelijke implementatie op de juiste manier uit te voeren. Hierbij wordt te veel gekeken naar kosten en niet naar wat veranderingsmanagement juist op kan leveren. Interessant dat je schrijft dat een Projectmanager binnen ERP implementaties heel vaak te weinig ervaring heeft met zowel de technische- als projectmatige aspecten. Ik ben namelijk van mening dat er weinig tot geen Technische Projectmanagers bestaan. Een Projectmanager moet zich naar mijn mening zo min mogelijk met de techniek bemoeien, maar dit overlaten aan de technische experts en daarmee zeer nauw communiceren. Hij moet wel weten wat de techniek inhoudt, maar niet tot op bit niveau. Op het moment dat een Projectmanager namelijk teveel van de techniek afweet bestaat de kans dat hij zich hiermee te veel zal gaan bemoeien en daarmee zijn kerntaken uit het oog gaat verliezen. Mensen met een technische insteek gaan altijd voor de mooiste oplossing, maar niet altijd voor de beste oplossing voor de klant. Hij of zij zal daardoor heel lang doorgaan om dit te bereiken en daarmee dus de klant onbewust op kosten jagen.
2015-04-09 23:01:08 door Wilfred van de Weerd