ERP strategie: big bang of gefaseerd?

Bij een ERP implementatie kan ervoor worden gekozen om het ERP systeem met een “big bang” te laten opereren. Op een vooraf bepaald tijdstip gaan alle modules van het ERP systeem in één keer live. Een veelgebruikte manier bij ERP implementaties. Het is echter ook mogelijk om dit gefaseerd te doen, bijvoorbeeld per regio, land, locatie, bedrijfstak en/of prioriteit van eisen. 

Voor veel organisaties is de “big bang” goed uitvoerbaar. Maar voor grote en/of complexe organisaties is een gefaseerde invoer vaak niet te vermijden. Vaak wordt er besloten een tussenweg te kiezen en ligt de beslissing ergens in het midden. Het is echter van belang om de voor- en nadelen van de gekozen invoer goed af te wegen. Hieronder een aantal van afwegingen die hierbij gedaan moeten worden:

Risico’s bij keuze van ERP strategie

De meeste experts zijn het erover eens dat er meer risico zit in een “big bang” strategie dan bij een gefaseerde strategie. Dat met gegronde redenen:

• Het is na implementatie bij de “big bang”, lastig om het terug te draaien als het niet naar behoren werkt. Na een aantal draaiuren bij een nieuw ERP systeem, vooral bij een grote organisatie, is het onmogelijk terug te schakelen naar het oude systeem. Daarom moet het in één keer goed zijn.
• Een goede test van het systeem is lastig. Ook als er vooraf uitgebreide getest wordt, blijft er altijd het risico dat elementen niet goed configureren als het systeem live is. 
• Een “big bang” legt hoge druk op een organisatie. Alles moet goed zijn en functioneren. Doordat er op één moment alle mogelijk problemen naar voren komen, kan dit op vele afdelingen hoge druk leggen. 

Gefaseerde implementatie daarentegen kijken eerst naar het functioneren van een systeem van bijvoorbeeld een afdeling. Als hier fouten in zitten, heeft op dat moment alleen de afdeling daar last van en niet de gehele organisatie. Daarnaast is de ingreep minder groot zodat , mocht het nodig zijn, makkelijker kan worden teruggegrepen naar het oude systeem. Een nadeel van gefaseerde implementatie is dat bepaalde delen van een systeem die al live zijn, later moeten worden herzien, omdat het systeem wat op dit moment live moet gaan, niet goed aansluit bij het al geïmplementeerde systeem. 

Tijd 

Een project is altijd gebonden aan tijd, en deze is meestal beperkt. Een gefaseerde implementatie neemt over het algemeen meer tijd in beslag dan een big bang. Bij een organisatie die constant in verandering is, kan een gefaseerde ERP implementatie een proces zijn dat maar niet ophoudt. Met gestrest personeel en verlies van interesse in het project als mogelijk gevolg. 

Aantal divisies en/of locaties

De complexiteit die komt kijken bij ERP implementaties bij meerdere business units, geeft vaak de doorslag voor de strategische beslissing. Meestal wordt bij een bedrijf die op veel verschillende locaties te vinden is en vele business units kent, gekozen voor een gefaseerde implementatie. Vaak wordt er gekozen voor een locatie die dient als pilot, bij succes wordt dit herhaald bij andere locaties. Dit is echter geen vuistregel, het hangt altijd af van de omstandigheden. 

Impact op de organisatie

Een groot project als een ERP implementatie heeft altijd impact op de hele organisatie en de keuze van ERP strategie heeft hier grote invloed op. Bij een “big bang” strategie is er alleen bij het projectteam dat verantwoordelijk is voor de implementatie grote druk. De rest van de organisatie wordt pas betrokken vlak voordat de software live gaat. Dit is anders bij een gefaseerde implementatie. De druk bij het projectteam ligt een stuk lager, maar de gehele organisatie wordt is (gewenst of ongewenst) bij het gehele proces betrokken. 

Meer informatie over ERP?

Vragen over ERP of andere bedrijfssoftware?
Neem contact op met Jaap Lucas voor een vrijblijvend gesprek.

Neem contact op

Of bel direct: 0318-745010