3 manieren om workarounds te voorkomen
06 mei 2015
Een workaround is een door gebruikers bedachte oplossing waarmee om een systeem heengewerkt kan worden. Dit omdat het systeem te ingewikkeld is, of niet aan de wensen voldoet.
Denk aan bijvoorbeeld een lijst met debiteuren vanuit een ERP systeem in een Excel bestand importeren, zodat opmerkingen kunnen worden toegevoegd omdat dit in het ERP systeem niet kan. Workarounds komen veel voor, maar zijn vaak niet wenselijk. Zo kan het onoverzichtelijk worden en wordt data onsamenhangend. Daarom in dit artikel een drietal tips om workarounds te voorkomen en waarom.
Zorg voor constante processen
Consistentie is belangrijk bij een effectieve ERP implementatie. Des te meer de basisprocessen inconsistent zijn, zal de kwaliteit van andere processen ook inconsistent worden. Alhoewel veel bedrijven workarounds zullen blijven gebruiken, is het niet goed om te veel om het systeem heen te werken.
Dit soort inconsistente werkwijzen kunnen ervoor zorgen dat data niet goed gekoppeld wordt of onvolledig is, met als mogelijk gevolg dat de hele dataset niet klopt. Als dit niet snel wordt rechtgezet, kan dit een heel systeem onvolledig laten werken.
Als het al te ver is, en de dataset een zooitje is geworden, is het immens veel werk dit terug te draaien. Met name bij grootschalige ERP implementaties kan dit veel geld kosten. In veel gevallen is dan de enige mogelijkheid om naar de laatste kloppende back-up te gaan, waardoor veel data verloren gaat en/of opnieuw ingevoerd moet worden.
Zorg voor solide training
Zorgen voor training op een effectieve werkwijze is niet de leukste activiteit om te doen. Het is echter hard nodig. Solide training die bepaalde processen tot een gewoonte maken, moet een belangrijk deel vormen van het opereren van een bedrijf. Op het moment dat mensen zonder adequate training data gaan invoeren, zullen workarounds al snel werkelijkheid gaan worden.
Een goed en regelmatig trainingsplan leidt tot goed opgeleid personeel. Hierdoor zal een systeem goed blijven functioneren, wat op zowel de lange- als korte termijn tijd en geld zal besparen.
Meet resultaten in een vroeg stadium en met regelmaat
Ook al lijkt dit voor de hand liggend, in veel bedrijven wordt deze simpele regel vergeten waardoor managers snel in de problemen komen. Vaak wordt vergeten van tevoren vast te leggen wat er gemeten moet worden en hoe vaak dit zal gaan gebeuren. Het ontbreken van metingen zorgt ervoor dat bedrijven niet (op tijd) zullen zien dat het systeem incompleet is of juist inefficiënt wordt ingevoerd. Dit zal het gebruik van workarounds aanmoedigen, of is wellicht juist door workarounds veroorzaakt.
Meer informatie over ERP?
Vragen over ERP of andere bedrijfssoftware?
Neem contact op met Jaap Lucas voor een vrijblijvend gesprek.
Of bel direct: 0318-745010