Investeren in alle componenten van succesvolle ERP
17 februari 2016
Er zijn helaas vele valkuilen die een succesvolle ERP implementatie in de weg kunnen staan. Omdat de meeste bedrijven om de 10 tot 20 jaar ERP implementeren, is er vaak niet genoeg interne ervaring om dit effectief te managen.
Veel bedrijven maken in dit proces dezelfde fouten, die vaak komen door risico’s gebonden aan mensen en processen en in mindere mate door technologie. (Meer weten hierover? Lees het artikel People, Process, Technology.)
Om u door de vele valkuilen heen te navigeren, hebben we hieronder 5 punten beschreven waar u in kunt (of eigenlijk moet) investeren. Als u in onderstaande 5 punten investeert, zullen uw kansen op een succesvolle ERP implementatie aanzienlijk stijgen.
Controle over het project
Waarschijnlijk kent u wel een aantal verhalen waarbij een ERP implementatie mislukte, omdat het niet goed werd gemanaged. Te veel maatwerk, vertragingen of budgetoverschrijdingen zijn symptomen van een onderliggend probleem: slechts management van het project en de controle hier op. Bij een implementatie traject zijn zaken als strakke projectcontroles, heldere besluitvormingscriteria, escalatie procedures en beschreven rollen en verantwoordelijkheden van betrokken personen zeker geen overbodige luxe.
Managen van bedrijfsprocessen
Complexe veranderingen in een bedrijf, zoals een ERP implementatie, zorgen automatisch voor veranderingen in bedrijfsprocessen. Helaas nemen veel organisaties niet de tijd om huidige en toekomstige bedrijfsprocessen te analyseren en in kaart te brengen. Als de implementatie al loopt, en u erachter komt dat de bedrijfsprocessen niet goed aansluiten op het systeem of andersom, kan dit een dure grap worden en het project gigantisch vertragen. Neem daarom de tijd om bedrijfsprocessen goed in kaart te brengen, ook als hierdoor de startdatum van de implementatie een stuk verplaatst moet worden. Op termijn, als de implementatie eenmaal loopt, zult u hier zeker tijd op besparen.
Verandermanagement van ongekend belang
Het menselijke aspect van een bedrijfstransformatie is vaak de lastigste, dit is bij een ERP implementatie niet anders. Alleen investeren in wat training van de eindgebruikers en een beetje communicatie is niet genoeg voor goed organisatorisch verandermanagement. Het belang van zaken als een evaluatie van de impact van verandering, gereedheid van de organisatie en stakeholder strategieën moeten niet worden onderschat. Om dit goed te doen is vaak meer tijd en geld nodig, maar dit verdien je later gegarandeerd terug. Een ERP implementatie kost nou eenmaal tijd en geld, dus zie organisatorisch verandermanagement als een verzekering voor uw kansen op succes.
Grondige documentatie van het project
Een ERP implementatie is simpelweg te groot om alles goed in de gaten te kunnen houden. Toekomstige bedrijfsprocessen, systeemdesign, het projectcontract en genomen beslissingen tijdens het project, moeten allemaal zorgvuldig gedocumenteerd worden. Dit zodat duidelijk is, en ook blijft, wat afgesproken is, zodat de overdracht na de implementatie van het systeem een stuk gemakkelijker wordt. Dit geld vooral voor snel groeiende organisaties. Als operaties van het bedrijf en systeem configuraties goed zijn gedocumenteerd, is het een stuk makkelijker om nieuwe processen of operaties toe te voegen in de toekomst.
Externe expertise
Een ERP implementatie is zeer gecompliceerd, bovenstaande punten zijn slechts het topje van de ijsberg. Er is simpelweg teveel waar aan gedacht moet worden om dit alleen te doen. Zoals we al zeiden, een ERP implementatie doet een bedrijf maar eens in de 10 tot 20 jaar. Een ERP consultant is hier dagelijks mee bezig, en kent daardoor de valkuilen en de juiste weg er om heen.
Meer informatie over ERP?
Vragen over ERP of andere bedrijfssoftware?
Neem contact op met Jaap Lucas voor een vrijblijvend gesprek.
Of bel direct: 0318-745010