Kosten ERP vs. kosten inefficiëntie
12 april 2016
Nieuwe ERP software of andere bedrijfssoftware is kostbaar en de implementatie neemt veel tijd in beslag. Helaas (of gelukkig, afhankelijk van hoe je het bekijkt) zijn deze kosten tastbaar.
Dit heeft namelijk vaak als gevolg dat er angstvallig wordt gereageerd op een nodige ERP investering. De uiteindelijke baten van een ERP implementatie zijn daarentegen soms vaag en moeilijk te kwantificeren. Dit zorgt er mede voor dat een investering in een nieuw ERP systeem als een zeer grote uitdaging wordt ervaren, met als gevolg meestal uitstel. Dit zal echter leiden tot een implementatie die te laat wordt geïmplementeerd. De kosten blijven hetzelfde (ze worden alleen op een later moment gemaakt), maar het systeem had waarschijnlijk al veel eerder geld kunnen besparen. Maar hoe weet je dan hoeveel die besparing had kunnen zijn?
Een goede manier om de waarde van ERP software tastbaar te maken is goed de kijken naar de huidige bedrijfsprocessen en werkwijzen. Leiden deze tot inefficiëntie? Zijn er verbeterpunten? En wat zijn kosten die als gevolg hiervan optreden? Door dit in kaart te brengen, wordt de waarde van een investering in ERP tastbaarder. We geven een aantal tips over hoe dit aan te pakken.
1. Kwantificeer de kosten van inefficiëntie en kosten ERP
De huidige processen zijn wellicht onhandig, inefficiënt, of in ieder geval klaar voor verbetering. De kosten die daaraan verbonden zijn, zijn aanwezig en tastbaar, ondanks dat ze lastiger te definiëren zijn dan bijvoorbeeld een implementatiebudget. Uw werknemers, klanten en uitvoerenden weten allemaal dat deze inefficiëntie extra kosten oplevert, het is echter uw taak ervoor te zorgen dat dit wordt gekwantificeerd. Deze kosten worden een stuk realistischer als wordt gedefinieerd hoeveel tijd wordt verspilt aan huidige activiteiten. En hoeveel tijd automatisering van bepaalde processen zou besparen. Pas deze tijdsbesparing toe op de loonkosten en andere financiële voordelen van procesverbetering, en u kunt een goed idee schetsen van de kosten die bespaard kunnen worden met nieuwe ERP software.
2. Zorg voor een duidelijke visie over wat ERP wel én niet moet doen
Om het vorige punt goed uit te kunnen voeren, is er een goede visie nodig waar uw organisatie heen gaat, waar het heen wil en welke rol ERP hierin moet spelen. U zult moeten definiëren wat u precies uit het nieuwe ERP systeem wilt halen. Bijvoorbeeld minder opslagkosten, stijging van sales, gereduceerde tijden in een procescyclus, minder loonkosten etcetera. Alleen als u dit gedaan heeft, kunt u de kosten van inefficiëntie berekenen en deze tegenover de kosten van ERP zetten.
3. Definieer hoe uw organisatie gaat profiteren
Cijfers in een businesscase zijn totaal nutteloos zonder een duidelijk en tastbaar stappenplan over hoe deze cijfers behaald gaan worden. Om potentiële bedrijfsvoordelen volledig te operationaliseren moet elke stap worden bepaald en moet daarnaast worden bepaald wie dit gaat uitvoeren. Zo kunt u zich afvragen welke specifieke softwaremodules en veranderingen in bedrijfsprocessen nodig zijn om de beoogde reductie in opslagkosten te behalen. Of hoe nou precies de processen moeten worden veranderd om de loonkosten te reduceren. Door veel van dit soort vragen van te voren goed te beantwoorden, wordt het een stuk gemakkelijker om beoogde bedrijfsvoordelen in te schatten, en ook te behalen.
Meer informatie over ERP?
Vragen over ERP of andere bedrijfssoftware?
Neem contact op met Jaap Lucas voor een vrijblijvend gesprek.
Of bel direct: 0318-745010