ERP Boot Camp 2013

Afgelopen week was het eerste ERP Boot Camp van 2013. Gedurende de 3-daagse sessie werd gesproken met zowel commerciële- en overheidsorganisaties, als potentiële klanten die op zoek waren naar ERP software richtlijnen en best practices, zoals ook te vinden in deze video.
De deelnemende organisaties zaten in verschillende fases in hun ERP trajecten, waarbij de meesten in de planningsfase of software selectie fase zaten.

Het 3-daagse evenement zat vol met verhelderende en best-practice informatie en werd bijgewoond door leidinggevenden, IT directors, project managers en implementatie teamleden. Zoals wel vaker waren er een aantal rode lijnen door de verschillende Boot Camp sessies te ontdekken. Hier volgen een paar van de besproken lessen en best-practices:

ERP implementatie is bedrijfshervorming, geen software project

De meeste bedrijven investeren in ERP software omdat ze hun organisatie willen hervormen en verbeteren en niet omdat ze nou zo geïnteresseerd zijn in de technologie. Toch gebeurt het vaak dat op een bepaald moment in het ERP implementatie project, de teamleden de focus op deze mentaliteit verliezen en zich laten afleiden door toeters en bellen van te evalueren ERP systemen. Zoals ook in het ERP rapport 2013 is te lezen beginnen de meest succesvolle ERP implementaties met de organisatiestructuur, om vervolgens te definiëren welke ERP systemen deze structuur het beste ondersteunen, in plaats van andersom. Dit subtiele, maar zeer belangrijke verschil, bepaalt in welke mate uw organisatie in staat is om andere implementatie best-practices, zoals hieronder, toe te passen.

Organisatorisch change management: essentieel voor ERP succes

Het was opmerkelijk om te zien hoeveel deelnemers te maken hebben met aanzienlijke wijzigingen in hun organisatie bovenop de wijzigingen die door hun ERP implementaties zijn getriggerd. Denk bijvoorbeeld aan de problemen bij snelle groei, overnames, nieuwe vestigingen of het standaardiseren van processen over verschillende locaties. Vanwege het feit dat medewerkers al moeite hadden met het aanpassen aan deze veranderingen, zetten ze zich schrap voor de extra organisatorische change management problemen gerelateerd aan hun nieuwe ERP systeem. Dat gezegd hebbende wisten veel deelnemers niet hoe dit probleem te tackelen. De meesten kenden al het belang van gebruikers training, maar na drie sessie dagen kregen ze ook inzicht in de verschillende stappen die horen bij een succesvolle change management strategie, waaronder:

• Op maat maken van trainingsmateriaal voor bedrijfsspecifieke processen, rollen en verantwoordelijkheden.
• Definiëren en documenteren van de aangepaste bedrijfsprocessen en workflows.
• Documenteren en communiceren van de impact van specifieke organisatie wijzigingen ontstaan door nieuwe bedrijfsprossen en software.
• Communiceren naar en trainen van medewerkers inzake specifieke functie wijzigingen door nieuwe rollen en verantwoordelijkheden.
• Integreren van activiteiten gericht op het realiseren van voordelen in de change management strategie, met als doel optimale invoering van het nieuwe systeem.

De rol van hervorming bedrijfsprocessen is anders dan wat veel ERP leveranciers suggereren

De meeste ERP leveranciers zijn al geruime tijd bezig met het fine-tunen van hun oplossing, maar helaas bevat die oplossing vaak slechte gewoonte die hebben bijgedragen aan het ongewoon hoge aantal mislukte ERP implementaties. Verder zijn de meeste ERP leveranciers goed in het implementeren van ERP software, maar lang zo goed niet in het opleveren van grootschalige bedrijfshervormingen, wat nou precies is wat ERP implementaties (zouden moeten) zijn. In een implementatie vindt bedrijfsproces hervorming plaats voordat, en niet nadat de implementatie begint. Verschillende herhalingen en detail niveau’s zijn nodig om op een effectieve manier de bedrijfsprocessen aan te passen en te documenteren, en de software-onafhankelijke processen moeten zodanig worden aangepast zodat de best passende software kan worden gekozen om deze bedrijfsproces-behoeften te ondersteunen. Deze aanpak is veel effectiever dan de traditionele, misleidende benadering waar de software de bedrijfsprocessen stuurt.

Het team was verbaasd over de vooruitziende blik van veel van de deelnemers. Hoewel de organisaties al veel verder waren dan de meesten, begrepen zij het belang van het bijhouden van kennis en continue verbeteren van hun projecten, wat een belangrijke eigenschap is van een effectief ERP implementatie team.

Mocht je het evenement gemist hebben, bekijk dan het on-demand webinar om een indruk te krijgen.

Wil je weten wat ITselector kan beteken voor jouw organisatie? Vul de Keuzehulp in of neem contact met ons op. Vul de Keuzehulp direct in!

Bron: Panorama Consulting / Eric Kimberling