Waarom een ERP stappenplan?

Organisaties hebben vaak de neiging om bij het onderkennen van de behoefte aan een ERP-systeem direct een aantal leveranciers van ERP software te benaderen, deze leveranciers een demo te laten geven, hier de beste 2 leveranciers uit te kiezen en uiteindelijk de leverancier met het beste aanbod te selecteren voor de implementatie van hun ERP systeem. Wat hierbij vaak vergeten wordt, is dat de organisatieprocessen en mensen initieel leidend moeten zijn in plaats van ERP-systemen. Het goed in kaart brengen van de organisatie en het proces zijn de basis voor het ERP stappenplan.

Het ERP selectie stappenplan: begeleiding bij ERP-selectie

Veel organisaties hebben behoefte aan een externe en onafhankelijke partner om hen te begeleiden bij het selecteren van ERP-software. De adviseurs van IT Selector hebben vanuit hun kennis en ervaring een concept ERP-stappenplan opgesteld. Dit is een blauwdruk die toegepast kan worden op en aangepast voor uw eigen ERP-project:

1. Definieer en optimaliseer uw bedrijfsprocessen.
2. Bepaal en prioriteer uw eisen en wensen.
3. Breng in kaart wat er mist aan uw huidige ERP oplossing.
4. Definieer de project scope en doelen op basis van uw eisen en wensen.
5. Bepaal het budget, gebaseerd op aantal gebruikers, tijdsplanning, groei, hardware en support.
6. Verstuur een RFI (request for information) naar leveranciers.
7. Maak een leveranciers shortlist naar aanleiding van de reactie van leveranciers op de RFI.
8. Stel een demo script op met echte gegevens van uw organisatie.
9. Laat leveranciers op de shortlist de demo uitvoeren met het script.
10. Beoordeel de demo’s en verklein de shortlist tot 2-3 leveranciers.
11. Vraag referenties op van de gekozen leveranciers.
12. Laat de leverancier een Proof of Concept opstellen.
13. Analyseer welke aanvullingen er nodig zijn op de systemen van leveranciers.
14. Stel een intern en extern projectteam samen.
15. Stuur een RFP (Request for Pricing) naar de geselecteerde leveranciers.
16. Onderhandel over de contractvoorwaarden zoals kosten, tijdspanne, training, ondersteuning.
17. Selecteer een leverancier en start de implementatie.

De stappen worden uitgevoerd vanuit een projectplan en hebben een iteratief karakter: projectvoortgang en kwaliteit dienen in balans te zijn. Een onafhankelijke projectmanager kan ervoor zorgen voor een haalbare planning, waarbij kwaliteit bij elke fase geborgd wordt.

Waar moet ik op letten bij ERP implementatie? – Het 8-stappen implementatieplan

Na het ERP-selectietraject kan de ERP-software worden geïmplementeerd. Ook hiervoor hebben onze adviseurs een concept stappenplan:

1. Evalueer het ERP-selectietraject.
2. Installeer en test de ERP-software (en eventuele hardware).
3. Train medewerkers.
4. Test het ERP-systeem middels een pilot.
5. Beveilig de ERP omgeving.
6. Importeer eventueel data vanuit het oude systeem.
7. Neem het ERP-systeem in gebruik.
8. Sluit het project af, zorg voor een evaluatie en nazorg.

Bij sommige organisatie zullen extra of minder stappen nodig zijn. Ook kunnen de stappen in een andere volgorde genomen worden. Het belangrijkste uitgangspunt dient de behoefte en de processen van de organisatie te zijn in plaats van de functionaliteiten van de ERP-software oplossing. Een onafhankelijke projectmanager kan u helpen deze stappen te doorlopen. Neem contact op of vul de keuzehulp in:

Vul de ERP-keuzehulp in