Burghouwt

“Dit hadden we niet zelf gekund. Als bedrijf kies je niet dagelijks een nieuw ERP-systeem. Voor IT Selector is dit dagelijkse kost. Zoveel expertise als zij hebben van de markt, dat kun je zelf nooit opbouwen.”

Over Burghouwt

Burghouwt, een technische groothandel met 10 vestigingen in Nederland, bedient de zakelijke markt met een groot assortiment aan materialen voor bouw en industrie, waaronder hang- en sluitwerk, gereedschap en bedrijfskleding. Verstandig bouwen is het credo van dit familiebedrijf. Naast een duurzame klantrelatie is het versterken van de klant een belangrijke waarde. Met kennis!

De vraag

“We wilden een nieuw ERP-pakket voor al onze processen. Dus ook voor wat we nu nog niet geautomatiseerd doen. We wilden een goed afgewogen keuze maken.  Speciale uitdagingen waren er niet. Anders dan dat een ERP-systeem het gehele bedrijf met alle processen moet faciliteren.”

“Natuurlijk waren we zelf al begonnen met een ERP-systeemvergelijking. Maar al snel ontdek je dat je het risico loopt dingen over het hoofd te zien. Er zit veel meer aan vast dan je aanvankelijk beseft. Je gaat bijvoorbeeld leveranciers uitvragen. Maar hoe weeg je het juiste? Vergeet je niets? 

Het is best ingewikkeld. En dat is logisch. Je gaat als bedrijf niet elke dag een ERP-systeem uitkiezen. IT Selector doet dat wel, dat is hun werk. Dat merk je dus meteen. De systematische en gestructureerde aanpak van IT Selector werkt goed. Hun expertise zit ‘m met name in inventariseren, kennis van de markt en weten hoe een implementatietraject eruitziet. Die specifieke expertise heb je zelf niet in huis.”

De aanpak

“De uitvraag van onze processen en alle elementen verliep heel zorgvuldig. Net als de weergave van hun bevindingen. Per proces kregen we een document met stroomschema’s. Dan blijkt dat er erg veel processen en deelprocessen te beschrijven zijn.  Als je hele bedrijf onder een vergrootglas ligt, levert dat zeker nieuwe inzichten op. Het is goed om te horen en te zien hoe je collega’s de processen beleven en wat ze belangrijk vinden. Mensen horen in de inventarisatiefase van elkaar wat ze van elkaars werk en de processen vinden. Dat geeft als opbrengst veel draagvlak voor het vervolg: de leveranciers- en pakketkeuze en de implementatie zelf.”

“Leverde dit traject ‘bijvangst’ op? Ja. Maar niet onverwacht. Denk aan processen die we nu handmatig of via work-around doen, in het magazijn en op de assemblage-afdeling. En denk aan zaken waarvan je weet dat het kan en die je graag wil gaan doen. Bijvoorbeeld bewaken van verkooporders en marges en werken met workflows waarin volgende fases pas kunnen starten als er goed geborgde ‘go’ is.”

“In de fase van leveranciers uitvragen leerden wij Peter en Jaap kennen als echte experts. Ze werken veel met voor ons realistische scenario’s. ‘We zien hier knelpunten in onze processen. Hoe lossen jullie dat op? Wat gebeurt er bij jullie als we over vijf jaar dit of dat willen?’ Zulke vragen. Enorm goed, analytisch en alert!

De requests for proposal pakken ze objectief aan en dat geldt ook voor de proofs of concept. De voorbereiding is erg goed. Met scripts konden wij leveranciers uitvragen en vergelijken. Het werd een spannende race. We zijn begonnen met een longlist en uiteindelijk bleven er twee over. Het ging nek aan nek.  IT Selector speelde een hele sterke rol. Ze leggen haarfijn de valkuilen bloot zodat het echt appels met appels vergelijken werd.

Uiteindelijk kozen we voor één partij. En dan ben je er nog niet. IT Selector fileert feilloos het voorstel dat er dan ligt. Met goede kennis van de markt adviseren ze je tot en met de laatste onderhandelingsfase waarop wel en niet zwaar in te zetten.”

Het resultaat

“De implementatie kan wat ons betreft beginnen! We zijn er helemaal klaar voor en we kijken uit naar een goed, succesvol en leerzaam implementatiejaar.”

“We hebben een keuze gemaakt waarvan we met z’n allen voelen dat het door een zorgvuldig proces tot stand is gekomen. Hier kunnen we met z’n allen achter staan.  We hebben er veel tijd en energie in gestoken en door de goede begeleiding resulteert dat in een afgewogen keuze waarin we het volste vertrouwen hebben.”

“Het voortraject was lang en zorgvuldig. Dat gaf ons tijd om na te denken. Ook over wat we aan de bestaande processen willen verbeteren. In ons magazijn bijvoorbeeld gaat veel nu nog handmatig met papier. Dit traject geeft ons de kans om te automatiseren en te verbeteren. Dat hadden we vooraf al in beeld als doel. Fijn dat het ook zo uitpakt.”

Over de consultant

“Zorgvuldig en analytisch zijn zeker woorden die bij Peter Boonk passen. Hij is een prettige persoonlijkheid. Tijdens de implementatiefase blijft hij ons klankbord, puur om te sparren.”

“In de inventarisatiefase bracht Peter in workshops alle processen en elementen met ons in kaart. Wat gebeurt er nu eigenlijk? Wat is de start? Welke stappen zijn er en wat is de opbrengst?” 

“Peter zorgde ervoor dat alles en iedereen goed in beeld kwam. Zijn manier van uitvragen is heel sterk. Hij schakelt met alle soorten mensen. Vertaalt, herkent en erkent. Iedereen wist zich gehoord.”

ERP kernteam Burghouwt (v.l.n.r. Kris ten Hoedt, Jeroen Ernst, Peter Boonk, Daan Burghouwt, Robert Engel)