Simon Lévelt

“De implementatie moet nog beginnen, lessons learned zijn er al volop.
Simon Lévelt is voor een MKB-organisatie behoorlijk complex. Wij houden het liefst alles in eigen hand, van de inkoop en de productie van koffie en thee tot de verkoop aan consumenten via onze franchiseformule en webshop.

IT Selector hielp ons door de bedrijfsprocessen in kaart te brengen en belangrijke aandachtspunten te benoemen. Als retailer lukt het ons moeilijk om daar zelf tijd voor vrij te maken.”

Over Simon Lévelt

Simon Lévelt is dé speciaalzaak voor premium biologische koffie en thee. Al 200 jaar. Inmiddels met online en fysieke winkels en een compleet distributienetwerk voor de zakelijke en particuliere markt.
Kwaliteit, ambacht en persoonlijke aandacht zijn belangrijke waarden voor dit bedrijf. Smaken ontdekken en genieten van pure producten die met passie zijn gemaakt. Dat is waar alle bedrijfsprocessen om draaien bij Simon Lévelt.

De vraag

“We vroegen IT Selector ons te helpen bij de selectie van een nieuw ERP-pakket. We wilden professionele ondersteuning want van een ERP-pakket hangt veel af. Alle primaire processen van ons bedrijf zijn erop gebaseerd.
We wilden een goede vergelijking kunnen maken op een gestructureerde manier.”

De aanpak

“IT Selector zetten een hele gestructureerde aanpak in. Via workshops met key users zijn onze bedrijfsprocessen in kaart gebracht en inventariseerden twee consultants, Michiel van Heusden en Jaap Lucas wat ons bedrijf eigenlijk wilde en nodig had.
Dat was een heel goed traject. Daarmee kun je beter aangeven wat je echt nodig hebt. Je kunt je leveranciers toetsen met een gedegen rapport als basis. Dat vonden we heel belangrijk want bij de aanpak van andere IT projecten hadden we onvoldoende op een rij gezet wat we nodig hadden. Daar betaalden we leergeld voor en dat wilde we niet nog een keer.”

“IT Selector snapt het belang van inventarisatie en een goed ingericht selectieproces. Bij elke stap die je zet, sluit je ook iets af. Het fijne daarvan is dat je ook intern een helder en goed gepland selectieproces kunt bieden. Dat geeft grote betrokkenheid.
Het inventarisatierapport hielp ons om de juiste vragen te stellen. Dat konden we goed terug laten komen in het request for proposal. Heel fijn dat IT Selector daarmee zoveel ervaring heeft. Ze hebben ons echt heel veel werk uit handen genomen en het traject met leveranciers goed begeleid.
Jaap en Michiel vertaalden goed. Zij vingen de onduidelijke vragen goed af, visten de vragen achter de vragen boven tafel, toetsten en monitorden. Daarmee leverden ze een belangrijke bijdrage aan de kwaliteitsborging van het project. Zij weten écht hoe een leverancier werkt.”

“IT Selector heeft eerst met ons in kaart gebracht wat er voor onze situatie beschikbaar is aan leveranciers, pakketten en aanpakken. Ze maakten het leesbaar en duidelijk voor ons. Dat vereenvoudigde het besluitvormingsproces. De stap van de long list naar de short list kon vrij gemakkelijk gezet worden.
Het gaf ons vertrouwen om verder te gaan met de drie geselecteerde pakketten. Bij de eerste kennismaking met de leveranciers kregen we er gevoel bij.”
“Dankzij de gestructureerde opzet van de presentaties aan key-users met heldere scripts en scenario’s hielp IT Selector ons echt een objectieve beoordeling te maken. Je bent anders snel geneigd af te gaan op je eerste indruk of je persoonlijke voorkeur. IT Selector hield onze key-users goed bij de les, bij datgene wat daadwerkelijk getoetst moest worden.
Bij de finale keuze van het pakket zijn alle relevante aspecten meegewogen. Er lag een duidelijk advies van de key users en IT-Selector bij de uiteindelijke keuze gefungeerd als sparringpartner. We kozen het pakket met de breedste mogelijkheden.”

“We staan aan de start van een uitgestippelde route. IT Selector blijft betrokken in een klankbordfunctie in de stuurgroep.”

Het resultaat

“Dit traject heeft veel gedaan voor onze bedrijfscultuur. Michiel kreeg commitment van medewerkers. Ik zie nog beter het belang van een grote mate van betrokkenheid van key-users. Daar ligt voor ons ook een uitdaging omdat er van key-users veel tijd wordt verlangd. Mij is duidelijk geworden dat we daar bij de implementatiefase aandacht voor moeten hebben.”

“De inspanning zit echt vooraan. Vanaf de eerste stap heb je ieders betrokkenheid nodig. Dat is ook een les voor als je door wilt groeien als bedrijf. Alles begint bij een heel gestructureerde aanpak. IT Selector is daarin heel sterk. Alles komt nu samen.”

“Alle stappen zijn goed doorlopen en bij iedere stap zie je dat die stap waarde heeft. Hoe serieuzer je dit neemt, hoe groter je opbrengst is. Iedereen vanaf stap één meenemen en een continu beroep doen op commitment vergroot je resultaat.
Je hebt ieders betrokkenheid nodig bij elke stap. Dat is een aandachtspunt voor de implementatie. Dat mensen er naast hun werk beschikbaar voor zijn. We hebben daarop al geanticipeerd en een projectmanager uitgekozen die sterk is op mensen erbij betrekken.”

“Wij hebben nu een oplossing die niet de goedkoopste is, maar op de lange termijn wel de beste. Met de meeste mogelijkheden die passen bij onze ambities.”

Over de consultant

“Michiel van Heusden kende onze casus heel goed. Hij heeft zoveel key-users gesproken en waarnemingen gedaan tijdens de workshops en het onderzoek. Hij gaf advies voor een pakket dat qua functie het beste aansloot. Daarbij koos hij niet de meest populaire route, maar wel de beste.”

“Michiel signaleerde, agendeerde en hield de mensen intern scherp op hun rol. Hij vroeg actief om feedback, in nauw contact met de applicatiebeheerders. Uiteindelijk kende hij onze offerte tot in detail uit zijn hoofd. Zonder direct in onderhandeling te gaan, realiseerde hij in gesprekken met de leverancier extra oplossingen en hij kreeg het eerste offertebedrag indrukwekkend ver omlaag.”

“Michiel legde key-users goed uit wat hun rol was. Sprak hen aan op het leveren van een goede bijdrage aan het bedrijf als geheel. Ik heb veel aan hem gehad bij het afwegen van zaken in het keuzeproces.”

“De keuze was lastig: alle ERP-pakketten die overbleven, konden wat we wilden. We moesten bepaalde aannames doen en misten op zo’n moment intern iemand die goed overziet wat echt nodig is in het licht van toekomstige ontwikkelingen. Daarom heeft Michiel in vrij korte tijd veel nieuwe kennis opgedaan. Op basis daarvan deed hij een voorstel voor de inrichting van het onderhandelingsproces. Hij maakte inzichtelijk wat nodig was voor het beste besluit.”
“Michiel combineerde zijn waarnemingen en mensenkennis met zijn goede kennis van bedrijfsprocessen en ERP-pakketten. Zijn analytisch vermogen om verbanden te leggen is groot. Daarbij liet hij zich niet te veel leiden door wat we nu hebben. De focus lag op: wat heeft dit bedrijf nodig en hoe kan het beter? Duurzaam, gericht op de toekomst.”